5 étapes simples et outils pour mesurer votre temps

5 étapes simples et outils pour mesurer votre temps

La nature humaine est ainsi faite qu’elle n’aime pas rendre des comptes. Bien qu’aucune étude fiable n’ait fait état de ce constat, on ne prend pas trop de risques en avançant que le relevé d’heures est l’un des pires cauchemars des collaborateurs, notamment dans les entreprises de services comme les agences. Il faut dire que la tâche n’est pas aisée : il s’agit d’indiquer le temps passé sur toutes les missions en étant le plus exhaustif possible. Deux appréhensions viennent noircir le tableau : la peur d’avoir travaillé plus d’heures que prévu sur un projet, ou encore d’avoir « bâclé » une mission en y accordant beaucoup moins de temps que prévu. Pourtant, le relevé d’heures est un élément indispensable à la bonne marche des organisations dont l’activité repose sur les heures facturables. Au-delà du contrôle du travail des collaborateurs, le relevé d’heures est d’abord un outil de gestion qui participe au calcul du coût de revient et à l’affinement des estimations pour l’élaboration des devis. C’est un puissant catalyseur de compétitivité ! Nous vous proposons aujourd’hui un petit tour d’horizon de 5 logiciels de suivi des heures de travail…

1.Le temps, c’est de l’argent !

Cet adage a certes du plomb dans l’aile, mais il n’a jamais été aussi pertinent qu'aujourd'hui, dans un contexte ultra-concurrentiel. Avec l’arrivée des milléniaux sur le marché du travail, l’envie d’indépendance, de flexibilité et d’autonomie n’a jamais été aussi insistante. C’est une barrière de plus pour le relevé d’heures. La solution ? Soigner sa communication interne et prendre le temps d’expliquer à ses collaborateurs que l’objectif n’est pas de les « fliquer », mais plutôt de déterminer avec précision le coût de revient des projets pour maîtriser ses marges. L’enjeu est double : ne pas vendre trop cher pour ne pas perdre en compétitivité, et ne pas vendre à perte pour ne pas engager la rentabilité de l’entreprise. Si les entreprises tendent de plus en plus vers un fonctionnement souple et flexible, elles doivent en parallèle chiffrer avec le maximum d’exactitude possible le temps passé dans un projet. Pour cela, l’application Tick fait office d'outil souple et intuitif qui rend compte en temps réel du niveau d’avancement d’un projet. En définissant au préalable le budget global et les budgets alloués à chaque tâche, vous serez en mesure d’examiner votre rentabilité et prévenir les dépassements.

2.L’organisation est la clé du succès

Bien s’organiser, c’est gagner instantanément en rentabilité en optimisant ses ressources, en réduisant le stress lié à l’abstraction temporelle et en fluidifiant l’opérationnel. Vos collaborateurs gèrent un large spectre de tâches. En fonction de la taille de votre agence, il sera parfois laborieux de disposer d’une vue d’ensemble sur le travail de vos équipes. Avec Timely, accédez dans la même interface à un calendrier, une liste des tâches en cours ainsi qu’à un outil de suivi horaire performant. Proposé aussi bien en version bureau que mobile, Timely vous permettra de suivre en temps réel la progression de vos collaborateurs sous la forme d’un emploi du temps dynamique. Timely s’intègre facilement avec Google Calendar et iCalendar.

3.Coordonner pour mieux avancer

Bien qu’il dispose d’une fonctionnalité qui ne sera que moyennement appréciée de vos collaborateurs (celle de leur rappeler de soumettre leurs feuilles d’heures), Harvest vous sera d’un grand secours si vous trouvez des difficultés à examiner les heures facturables et non facturables. Simple d’utilisation, stable et ergonomique, cette application s’intègre avec des outils phares tels que Basecamp, Trello et Zendesk. Une application bureau est également disponible. Pour faciliter l’affectation des équipes aux projets à venir et planifier les délais, jetez un œil sur la solution Forecast développée par le même éditeur.

4.Un pour tous et tous pour un

Si vos équipes travaillent avec des outils de gestion différents (Trello, Basecamp, Github ou encore Pivotal Tracker), vous aurez du mal à suivre l’avancement des projets ou à rapprocher les informations au sujet d’un projet sur lequel travaillent différentes équipes ou différents pôles. Fort heureusement, des solutions permettent une synchronisation des informations pour disposer d’une vue d’ensemble très pratique. C’est le cas de Dashable qui permet d’extraire les informations relatives à un projet à partir de différentes applications et plateformes. Les divers statuts relevés sont ainsi coordonnés en une seule interface. L’outil envoie par ailleurs chaque jour un compte-rendu aux collaborateurs concernés de manière automatique. Ce compte-rendu devra ensuite être validé avant d’être envoyé (automatiquement) au responsable du projet le lendemain matin.

5.Réduire les tâche ingrates

Sans révolutionner le suivi des heures des équipes, Freckle  rend la tâche un peu moins « ingrate » et propose une interface un peu plus conviviale que ses pairs. Il ne requiert aucune configuration particulière et propose un système de saisie intuitif en enregistrant les termes renseignés au moins une fois (nom du client, type de la tâche…). Ainsi, dès la première lettre tapée, une saisie automatique est proposée : très pratique pour les saisies récurrentes qui peuvent très vite lasser. Ce n’est pas le temps de présence qui est facturé, mais bien le temps consacré à telle ou telle tâche. Freckle propose une section Pulse qui permet aux salariés de voir leur productivité au jour le jour. Pour faciliter la saisie, l’outil permet d’importer des feuilles d’heures à partir d’Excel ou d’autres tableurs afin de permettre à ceux qui s’y sont habitués d'opérer une transition tout en douceur.

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